FÜR ARBEITGEBER/INNEN - Wie führt man ein Vorstellungsgespräch in der Apotheke durch?

Artikel für Arbeitgeber

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Nachdem Sie die eingegangenen Lebensläufe (per E-Mail, Post, Telefon, WhatsApp oder direkt über Pharmapro.ch) sortiert haben, ist das Vorstellungsgespräch ein entscheidender Schritt im Bewerbungsverfahren. Einen genauen Ablauf zu verfolgen ist sehr wichtig, um sachlich zu bleiben und zu vermeiden, in zu emotionale Überlegungen zu verfallen und insbesondere Vorurteile gegenüber den verschiedenen Bewerber:innen zu haben. Denken Sie daran, dass das Ziel des Vorstellungsgesprächs letztlich darin besteht, die Bewerber:innen zu identifizieren, die für die offene Stelle in der Apotheke oder in der Organisation am besten geeignet ist. Ein guter Eindruck während des Vorstellungsgesprächs bedeutet leider nicht immer, dass die Person auch die ideale Mitarbeiterin für die offene Stelle ist. In diesem ausführlichen Artikel geben wir Ihnen Ideen und Methoden an die Hand, wie Sie dieses Vorstellungsgespräch mit möglichen Fragen gut strukturieren können.

Vorbereitung: Präsenz oder online

Vor dem Vorstellungsgespräch ist es wichtig, sich gut darauf vorzubereiten. Lesen Sie den Lebenslauf und/oder das Bewerbungsschreiben der Bewerberin ausführlich durch und machen Sie sich Notizen zu positiven und negativen Aspekten oder zu Unklarheiten (z.B. zeitliche Lücken).

Bereiten Sie einen geeigneten Platz oder Raum für das Vorstellungsgespräch vor. Stellen Sie der Bewerberin Wasser oder ein anderes Getränk zur Verfügung. Nach der Covid-19-Pandemie werden Vorstellungsgespräche aus der Ferne (z.B. mit Zoom, Skype oder Teams) positiver gesehen als zuvor. Diese Methode kann für eine erste Sichtung der Bewerber und damit generell für das erste Vorstellungsgespräch hilfreich sein. Zeit ist nicht nur bei Arbeitgeber:innen knapp, sondern auch bei Bewerber:innen.

Aufmerksamkeit - Fragen!

Versuchen Sie während des Vorstellungsgesprächs, viele Fragen zu stellen und die Bewerberin ausreden zu lassen. Einige Personalexperten weisen darauf hin, dass die Bewerberin etwa 80% der Zeit zu Wort kommen sollte und Sie (als Arbeitgeberin) etwa 20%.

Begrüssung und Stressbewältigung

Nach einer gegenseitigen Vorstellung bedanken Sie sich bei der Bewerberin für die Bewerbung und das Interesse an der Apotheke.

In der Regel ist eine Bewerberin angespannt. Beruhigen Sie sie gerne mit einem Satz wie: «Auf jeden Fall werden wir heute keine Entscheidung treffen, bleiben Sie ruhig und alles wird gut».
Informieren Sie darüber, dass das Gespräch vertraulich ist. Erklären Sie nach Möglichkeit wie das Gespräch ablaufen und wie lange es dauern wird (z.B. 60 Minuten).
Sie können das Unternehmen kurz vorstellen und den zukünftigen Arbeitsplatz beschreiben. Es kann sinnvoll sein, ein allfälliges Konkurrenzverbot zu erwähnen (Art. 320 OR). Stellen Sie dann die Fragen, welche Sie vorberietet haben. Es ist sogar sehr empfehlenswert, einen genauen Ablaufplan für dieses Gespräch zu befolgen.

Fragen, die Sie stellen sollten

Eine gute Möglichkeit ist die Strukturierung in vier Fragetypen (allgemeine Fragen, verhaltensorientierte Fragen, situationsbezogene Fragen, technische/wissenschaftliche Fragen/ Fähigkeiten).

A. Allgemeine Fragen 

Diese Fragen sollten zu Beginn des Gesprächs gestellt werden und konzentrieren sich vor allem auf den Lebenslauf und frühere Positionen, die die Bewerberin innehatte.

- Erzählen Sie mir ein wenig über sich (entsprechend dem Lebenslauf). Was haben Sie in Ihrem letzten Arbeitsverhältnis gemacht (oder im derzeitigen, wenn die Bewerberin in einer anderen Apotheke/einem anderen Unternehmen angestellt ist)?

- Welchen Aspekt Ihrer (früheren) Arbeit finden Sie interessant?

- Erzählen Sie mir von einem Erfolg, den Sie in Ihrem letzten/früheren Arbeitsverhältnis hatten?

- Wenn es sich um eine Position mit Verantwortung handelt (z.B. Geschäftsführerin) - Was war Ihre grösste Verantwortung bei der letzten Arbeitsstelle oder Position X?

- Welcher Aspekt Ihrer (früheren) Arbeit ist oder war uninteressant?

- Wie haben Sie von dieser Stelle erfahren (z.B. auf Pharmapro.ch, anderen Jobbörsen, Netzwerk usw.)?

- Warum haben Sie sich für die Arbeit gerade in dieser Apotheke beworben? 

- Welche Aspekte sind Ihnen für diese Stelle wichtig? (Ideen, die Sie geben können: Gehalt, Team, neue Herausforderungen, Arbeitszeiten, Entfernung zwischen Haus und Apotheke). Anmerkung: Dadurch wird deutlich, welche Erwartungen die Bewerberin hat.

- Welche Aufgaben würden Sie gerne in der Apotheke übernehmen?

- Welche Aufgaben würden Sie eher ungern in der Apotheke verrichten?

- Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Anmerkung: Diese Frage wurde in Einstellungsgesprächen schon so oft gestellt, dass der Bewerber oft schon im Voraus eine vorgefertigte Antwort hat.

- Wann können Sie frühestens Ihre Tätigkeit in unserer Apotheke aufnehmen?

- Wenn ich Ihre Kolleginnen nach Ihnen fragen würde, was würden sie sagen?

- Würden Sie sich selbst als extrovertierte oder introvertierte Person bezeichnen?

Diese Frage ist sehr wichtig, wenn sich die Stelle stark auf den Verkauf konzentriert. Meistens wird eine extrovertierte Person eine bessere Verkäuferin sein als eine introvertierte Person. Bitten Sie darum, Beispiele zu nennen, die zeigen, dass sie extrovertiert ist, z.B. ob die Person Theater gespielt oder Musik gemacht hat. Ob sie in der Lage ist, eine Person, die sie nicht kennt (cold cold), ohne Angst anzurufen. Wenn man den Theorien von C.G. Jung folgt, der diesen Begriff geprägt hat, haben freilich viele Menschen eine Mischung aus einer introvertierten und einer extrovertierten Persönlichkeit.

- Haben Sie Referenzen (z.B. frühere Arbeitgeber)? Hinweis: Es wird dringend empfohlen, einen früheren Arbeitgeber telefonisch zu kontaktieren, insbesondere wenn der Bewerber auf der finalen Shortlist steht. 

- Bei Männern wird jeweils nach dem Militärdienst gefragt. Das steht einem als Arbeitgeber zu und ist berechtigt. Man muss sich einfach bewusst sein, dass der Militärdienst in der Schweiz obligatorisch ist und jene, die Militärdienst leisten nur ihre Pflicht erfüllen. Grundsätzlich ist man als Mann dienstpflichtig in der Schweiz und man muss auf irgendeine Art und Weise aktiv werden, wenn man aus einem bestimmten Grund nicht Dienst leisten kann.

Verhaltensorientierte Fragen

Mit Verhaltensfragen werden u.a. Aspekte in Bezug auf Führung und Management sowie Arbeitskraft getestet. Das heisst insbesondere, wie die Bewerberin geführt werden sollte. Mögliche Fragen sind:

- Mussten Sie jemals mit einer Entscheidung Ihrer Chefin einverstanden sein, die Ihrer Meinung nach falsch war? Was waren die Folgen?

- Erläutern Sie Situationen, in denen Sie in Ihrer früheren Arbeit abwesend sein mussten, und nennen Sie die Gründe dafür. Wie hat das bestehende Team während Ihrer Abwesenheit reagiert?

- Welche Pläne haben Sie für die Zukunft? Diese Frage ermöglicht es, den Wunsch zur Weiterbildung oder Spezialisierung zu beurteilen.

Situationsbezogene Fragen

Situationsbezogene Fragen können aufschlussreich sein. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass die Bewerberin eine perfekte Antwort gibt, die nicht der Realität entspricht. Offene Fragen ohne eine einfache Antwort (z.B. Ja oder Nein) zu stellen, ist ratsam. Ein Personalberater kann Ihnen auch dabei helfen, situationsbezogene Fragen zu finden. 

- Wenn es einen Konflikt zwischen einer Kundin und einer Kollegin in der Apotheke gibt, z.B. weil die Kundin unhöflich war. Werden Sie dann eingreifen? Werden Sie eher Partei für die Kundin oder für die Kollegin ergreifen?

Eine andere mögliche Frage ist: 

- Wie gehen Sie mit Druck oder stressigen Situationen um?

Technische/wissenschaftliche Fragen/Fähigkeiten

- Welche Apotheken-Softwares (z.B. ProPharma...) kennen Sie? 

- Wie gut kennen Sie Microsoft-Anwendungen (Word, Excel...)? Haben Sie spezielle Kenntnisse von anderer Software?

- Sind Sie mit anderen Sprachen vertraut? Wenn ja, ist es wichtig, die Kenntnisse der Bewerberin möglichst in Echtzeit zu testen. Wenn Sie z.B. Ihre Englischkenntnisse testen müssen, stellen Sie Fragen auf Englisch wie: Where do you live? Where did you study?

- Haben Sie jemals Auszubildende betreut oder geführt? Wenn ja, hat Ihnen diese Aufgabe gefallen?

- Haben Sie in Bezug auf alternative oder natürliche Medizin Kenntnisse und Interesse an Phytotherapie, Homöopathie, Schüssler-Salzen oder Spagyrik?

- Was haben Sie im letzten Jahr getan, um Ihre Kenntnisse zu vertiefen? Bei einer Anstellung als Apothekerin kann dies eine Gelegenheit sein, sich mit dem Thema Weiterbildung zu befassen. 

Persönlichkeitstest

Vor dem Vorstellungsgespräch, währenddessen oder danach können Sie einen Persönlichkeitstest durchführen lassen (es dauert etwa 10 Minuten), indem Sie auf diese kostenlose Website gehen:  16Personalities (https://www.16personalities.com/de)
Lesen Sie dazu einen Artikel zu diesem Thema auf dem Pharmapro-Blog: Mieux comprendre les tests de personnalité (Persönlichkeitstests besser verstehen)

Gehalt 

- Erläutern Sie zu diesem Zeitpunkt die Fragen bezüglich des Gehalts für die neue Stelle (z.B. Anzahl der Ferienwochen, Höhe des Gehalts, 13. Monatsgehalt, berufliche Vorsorge, Weiterbildung, evtl. Gewinnbeteiligung, Krankentaggeldversicherung usw.). Lesen Sie auch einen Artikel für Bewerberinnen: Wie verhandelt man mit seinem Arbeitgeber in der Offizinapotheke über das Gehalt?

Hinweis: Der Gehaltsaspekt kann im zweiten Vorstellungsgespräch zur Sprache kommen, obwohl es auch Vorteile hat, das Thema Gehalt am Ende des ersten Vorstellungsgesprächs anzusprechen (Klärung der Situation für alle Beteiligten).

Herzliche Worte zum Abschluss

- Sich für die gewährte Zeit und den Besuch bedanken. Eventuell ein kleines Firmengeschenk (z.B. Kosmetika, Parfüm) überreichen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Immer herzlich bleiben.

- Informieren Sie über das weitere Vorgehen (z.B. zweites Vorstellungsgespräch), z.B. Benachrichtigung innerhalb von x Tagen über ein mögliches zweites Vorstellungsgespräch. Wenn es bereits das zweite ist, wann die endgültige Entscheidung fällt. Oder sagen Sie, dass es noch etwas dauern wird, bis eine Entscheidung getroffen wird. 

Praktische Aspekte für die Durchführung des Vorstellungsgesprächs und andere nützliche Informationen

Wo findet das Vorstellungsgespräch statt?
Am besten ganz einfach im Büro der Apotheke. Wenn möglich sollte der Raum geschlossen sein, oder ansonsten im Pausenraum. Informieren Sie das übrige Personal, dass es das Gespräch nicht stören darf, um eine gewisse Ruhe und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Sorgen Sie dafür, dass die Bewerberin bequem sitzt.
Wie bereits erwähnt, werden nach der Covid-19-Pandemie Ferninterviews (online) besser angesehen und eher akzeptiert. Es kann durchaus eine Option sein, für eine erste Sichtung, also für das erste Vorstellungsgespräch, dieses aus der Ferne durchzuführen, natürlich mit Video und nicht nur mit Ton. 

Sollte man das Vorstellungsgespräch allein oder mit einer anderen Person führen?
Um Befangenheit und Vorurteile zu vermeiden, ist es sehr ratsam, das Vorstellungsgespräch mit einer anderen Person zusammen zu führen, z.B. mit der stellvertretenden Apothekerin, einer Vertrauensperson (Familienmitglied, enger Freund) oder einer Personalberaterin. Wenn Sie zwei Vorstellungsgespräche mit derselben Bewerberin führen, versuchen Sie, eine andere Person für das zweite Gespräch hinzuzuziehen. 

Wie viele Vorstellungsgespräche müssen mit einem Bewerber geführt werden?
Viele Apotheken führen mit jedem Bewerber nur ein einziges Interview durch und nicht unbedingt zwei oder mehr. Zur Information: Grosse Technologieunternehmen wie Google führen manchmal 10 oder mehr Vorstellungsgespräche mit jedem Bewerber durch und achten dabei auf sehr viele Faktoren. Es stimmt, dass Google jedenfalls Ende der 2010er Jahre jedes Jahr mehr als eine Million Lebensläufe für nur einige Tausend offene Stellen pro Jahr erhielt. Eine Apotheke muss Google nicht nachahmen, aber wahrscheinlich ist die Durchführung von zwei Vorstellungsgesprächen sinnvoll. Wenn Sie z.B. ein Vorstellungsgespräch mit fünf Bewerberinnen führen, können Sie die zwei besten auswählen und diese beiden Bewerber zu einem zweiten Gespräch in die Apotheke einladen. Eine ebenfalls interessante Idee ist es, die ausgewählten Bewerber als Probe (z.B. einen halben Tag) in der Apotheke arbeiten zu lassen, bevor Sie das zweite Vorstellungsgespräch durchführen. Das Ziel dieser Testphase ist es, zu sehen, ob die Bewerberin gut in das bestehende Team der Apotheke passt. Dieses kann die Bewerberin auch beurteilen und die Informationen an die Besitzerin oder Geschäftsführerin der Apotheke weiterleiten, der für die endgültige Entscheidung über die Einstellung verantwortlich ist. Für eine Position mit grosser Verantwortung, z.B. Apothekenleiter, kann es sinnvoll sein, drei oder mehr Vorstellungsgespräche zu führen.

Wie lange dauert ein Vorstellungsgespräch?
Theoretisch sollte man für das erste Vorstellungsgespräch zwischen 60 und 90 Minuten einplanen, zumindest bei interessanten Bewerberinnen. Wenn Sie als Apothekenleiterin sehr schnell sehen, dass die Bewerberin nicht das Niveau hat oder Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie das Gespräch auf diplomatische Weise auf 20 bis 30 Minuten verkürzen.

Wie viele verschiedene Kandidaten sollten interviewt werden?
Es ist schwierig, eine Zahl zu nennen, aber oft wird die Zahl von drei oder mehr Bewerbern genannt. Es sollte auf jeden Fall vermieden werden, nur eine Bewerberin zu interviewen. Wenn es sehr schwierig ist, die Stelle zu besetzen, können mindestens 2 Bewerberinnen akzeptabel sein. 

Wie entscheidet man, welche Kandidatin man einstellen soll?
Dies ist natürlich eine komplexe Frage. Wir haben in diesem Artikel bereits einige Ideen und Methoden genannt (ausführliche Einstellungsinterviews mit einer bestimmten Methodik, Einbeziehung anderer Personen in den Einstellungsprozess, mehrere Bewerber im Bewerbungsprozess zu haben). Ein wichtiger Punkt ist jedoch, dass Sie keine Person einstellen sollten, die Sie als Mensch nicht mögen. Kurz gesagt: Sie müssen die Person mögen oder zumindest schätzen. Ein Führungsgrundsatz lautet: Man muss Menschen mögen.

Weitere zu berücksichtigende Aspekte:
- Eventuell einen Strafregister- sowie Betreibungsregisterauszug anfordern. Für die Stelle einer Apothekerin muss natürlich die GLN-Nummer bekannt sein. 
- Bei ausländischen Bewerberinnen sollten Sie die Arbeitsgenehmigungen oder Diplome anfordern.

Gespräch 30 Tage nach der Einstellung (follow-up)
Es ist empfehlenswert, etwa einen Monat nach der Einstellung ein kurzes Gespräch zu führen. Hier sind einige Fragen, die Sie der neuen Mitarbeiterin stellen sollten:
- Entspricht die Arbeit bislang Ihren Erwartungen?
- Gibt es bestimmte Bereiche, in denen Sie das Gefühl haben, gut zu sein, oder die vielleicht mehr Schulung erfordern?
- Haben Sie das Gefühl, dass Sie die Informationen, Arbeitsmittel und Ressourcen haben, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit gut zu erledigen?
- Erhalten Sie genügend Feedback insbesondere von Ihrem Chef oder Ihrer Führungskraft?
- Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern?
- Fühlen Sie sich in der Firma oder Organisation im Allgemeinen wohl?

Wenn Sie Anmerkungen oder Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. 

Zur Vereinfachung der Lesbarkeit wurde die männliche Form verwendet. 

Dieser Artikel wurde am 22. November 2024 aktualisiert (Version 2.0). Von Xavier Gruffat (Apotheker, Mitgründer von Pharmapro Sàrl). Mit der Unterstützung von Frau Van Nguyen (Apothekerin) und Dr. Patrick Eichenberger (Apotheker, Mitgründer von Pharmapro Sàrl). Bildnachweis: Adobe Stock